Word für Autor:innen & Selfpublisher:innen: Schritt für Schritt durch den Nachverfolgen-Modus

Inhalt

1. So profitieren Autor:innen vom Nachverfolgen-Modus in Word
2. Wie aktiviere oder deaktiviere ich den Änderungen-nachverfolgen-Modus?
3. Grundeinstellung des Änderungen-nachverfolgen-Modus: Änderungen einblenden oder ausblenden
   1. Für wenige Korrekturen: Markup: alle
   2. Für viele Korrekturen und die Vorschau: einfaches Markup (bzw. Markup: keine)
   3. Für den Überblick: Original
4. Grundfunktionen des Änderungen-nachverfolgen-Modus: annehmen & ablehnen
   1. Änderungen annehmen bzw. akzeptieren
   2. Änderungen ablehnen
   3. Und wie gehe ich als Autor:in nun am besten vor?
5. Von Word aufs Papier: Drucken
6. Kommentare in Word einfügen, beantworten, löschen
   1. Neue Kommentare einfügen und beantworten
   2. Kommentare löschen oder auflösen
   3. Kurz gefasst: die wichtigsten Funktionen für Kommentare
7. Das i-Tüfelchen: Änderungen ausblenden, nicht nachverfolgen oder personalisieren
8. Kann ich als Autor:in im Lektorat auch LibreOffice, Adobe Acrobat Reader oder Papyrus Autor nutzen?

So profitieren Autor:innen vom Nachverfolgen-Modus in Word

Wenn Selfpublisher:innen ein professionelles Lektorat buchen oder Autor:innen mit einer Lektorin ihres Verlags zusammenarbeiten, kommen sie oft zum ersten Mal mit dem Korrektur-Modus von Word in Kontakt. Nachverfolgung? Markups? Kommentare auflösen? Kein Wunder, dass die ersten Rückmeldungen oft panisch klingen:

Die gute Nachricht: Das Chaos hat System. Wenn du die Grundfunktionen kennst, wird aus dem ersten Schreckmoment ein praktisches Tool. Ob du deine Texte selbst lektorierst oder mit einem professionellen Lektorat arbeitest: Der Nachverfolgen-Modus von Word macht jeden Bearbeitungsschritt transparent. Du siehst, was geändert wurde, Notizen einfügen, Vorschläge mit einem Klick übernehmen oder Änderungen wieder rückgängig machen.

Setzt man sich mit den wichtigsten Funktionen auseinander, wird also schnell klar, warum der Korrektur-Modus von Word im Lektorat als Branchenstandard gilt:

• Änderungen lassen sich damit transparent und übersichtlich nachverfolgen.
• Du kannst jederzeit die Korrekturen einblenden oder ausblenden
• Du kannst einzelne oder alle Vorschläge annehmen bzw. ablehnen.
• Die Kommentarfunktion ermöglicht es allen Beteiligten, Fragen zu stellen, Hinweise zu geben oder sich gemeinsam einer Lösung zu nähern.

Auch wenn du bisher nicht mit einem externen Lektorat zusammenarbeitest, sondern deinen Text selbst überarbeiten möchtest, bist du bei Word an der richtigen Adresse. Statt einen Satz endgültig zu löschen, kannst du ihn durch die Nachverfolgung der Änderungen jederzeit zurückholen. Die Kommentar-Funktion erlaubt es dir zum Beispiel, selbst Arbeitsaufträge oder Ideen zu notieren, und wenn du einen Absatz an eine andere Stelle verschiebst, kannst du ihn mit einem Klick wieder zurückholen.

Gehst du die folgende Anleitung Schritt für Schritt durch, wirst du die Nachverfolgung in Word schon bald wie ein Profi nutzen. Ich bin sicher: Spätestens beim zweiten Buch wirst du mit nichts anderem mehr arbeiten wollen. Auf die Tasten, fertig, klick!

Wie aktiviere oder deaktiviere ich den Änderungen-nachverfolgen-Modus?

Bevor wir uns mit Markups und den Details des Kommentar-Modus in Microsoft Word¹ auseinandersetzen, aktivieren und deaktivieren wir die Nachverfolgung. Dazu klicken wir im Menü oben auf: Überprüfen –> Änderungen nachverfolgen. Hast du den Modus aktiviert, ist Änderungen nachverfolgen grau oder farbig hinterlegt. Je nach Breite deines Displays kann es auch so aussehen:

Hier klickst du auf: Überprüfen –> Nachverfolgung –> Änderungen nachverfolgen.

Hat das funktioniert? Dann sollte bei jeder Änderung im Text neben deinem Fließtext eine senkrechte rote oder graue Linie erscheinen. Klickst du auf die Linie, kannst du die Änderungen sichtbar machen oder ausblenden (siehe Änderungen einblenden/ausblenden).

Deaktivierung: Du beendest die Nachverfolgung, indem du noch einmal auf Nachverfolgung bzw. Änderungen nachverfolgen klickst. Jetzt kannst du wieder Änderungen vornehmen, ohne dass diese als Korrekturen für andere oder dich ausgezeichnet sind.

Grundeinstellung des Änderungen-nachverfolgen-Modus: Änderungen einblenden oder ausblenden?

Bevor du die Änderungen ansiehst, sie annimmst oder ablehnst, solltest du dir den Korrektur-Modus so einrichten, dass du gut damit arbeiten kannst. Du kannst jederzeit entscheiden, wann Änderungen sichtbar sein sollen und wann du sie ausblenden möchtest. Hier kommt der Begriff Markup (= Textauszeichnung) ins Spiel. Word unterscheidet zwischen vier Darstellungen:

• einfaches Markup: Die Überarbeitungen werden nicht hervorgehoben, sondern in den Ursprungstext integriert. Du siehst also nicht, was genau verändert wurde. Am Rand erscheint allerdings eine senkrechte rote Linie, die dir anzeigt, dass hier etwas geändert wurde.
• Markup: alle: Hier werden alle Überarbeitungen im Text so angezeigt, dass du sie vom Ursprungstext unterscheiden kannst.
• Markup: keine: Diese Einstellung gleicht dem einfachen Markup. Du siehst hier nur den überarbeiteten Text. Er sieht also aus, als hättest du alle Änderungen bereits angenommen. Im Unterschied zum einfachen Markup erscheint hier allerdings keine rote Linie.
• Original: Du siehst nur deinen Ursprungstext. Alle Überarbeitungen werden ausgeblendet.

Keine Panik: In jeder der vier Darstellungen sind die Überarbeitungen noch enthalten. Du siehst sie nur nicht immer. Wenn die Änderungen also plötzlich verschwunden sind, hat es oft mit dieser Einstellung zu tun.

Für wenige Korrekturen: Markup: alle

Wann solltest du nun welche Einstellung wählen? Wenn ein Text nur wenige Änderungsvorschläge oder Korrekturen enthält, ist es sinnvoll, sie dir sichtbar im Text anzeigen zu lassen. Hierzu klickst du bei einem breiteren Display: Überprüfen > kleiner Pfeil rechts neben Markup, der nach unten zeigt > Markup: alle (das ist die Standardeinstellung).

Oder bei schmalerer Menü-Anzeige: Überprüfen > Nachverfolgung > kleiner Pfeil ganz rechts > Markup: alle.

Hier sind alle Änderungen für dich hervorgehoben. Ergänzungen erscheinen in der Standardeinstellung rot, gelöschter Text ist durchgestrichen. Wenn du einen Abschnitt oder Satz ausschneidest und an einer anderen Stelle wieder einfügst, wird er in der Regel grün markiert (mehr dazu hier).

Für viele Korrekturen und die Vorschau: einfaches Markup (bzw. Markup: keine)

Befinden sich viele Korrekturen im Text, dann kann die Ansicht Markup: alle schnell unübersichtlich werden. Bei einem umfassenden Lektorat empfehle ich Autor:innen darum, erst einmal mit einer anderen Einstellung zu arbeiten. Um nur den überarbeiteten Text zu sehen, klicke auf Nachverfolgung > kleiner Pfeil ganz rechts > Einfaches Markup (oder: Markup: keine). Jetzt siehst du nur den überarbeiteten Text, die Korrekturen fügen sich also nahtlos in deinen Ursprungstext ein.

Wenn du dann über eine bestimmte Formulierung stolperst, kannst du zu Markup: alle wechseln und prüfen, was genau geändert wurde, bzw. die Änderung ablehnen. Am schnellsten geht das, wenn du auf die rote Linie klickst.

Auch für die Vorschau eignet sich Einfaches Markup. In dieser Einstellung siehst du, wie das Manuskript aktuell aussieht, welche Länge es hat, welche Formatierungen gelten usw. Bei Markup: keine verschwindet sogar die Linie links neben dem Text.

Für den Überblick: Original

Du hast den Überblick verloren oder dich beim Änderungen-Nachverfolgen-Modus in eine Sackgasse manövriert? Dann wechsle zwischendurch zu deiner ursprünglichen Version. Klicke dazu auf Nachverfolgung > kleiner Pfeil ganz rechts > Original. So siehst du den Text in dem Zustand vor den Änderungen.

Grundfunktionen des Änderungen-nachverfolgen-Modus: annehmen & ablehnen

Jetzt geht’s ans Eingemachte. Beim Änderungen-nachverfolgen-Modus kannst du nämlich die Änderungen nicht nur sehen, sondern sie auch mit einem Klick annehmen oder ablehnen.

Änderungen annehmen bzw. akzeptieren

Wenn du alle Änderungen einzeln durchgehen möchtest, klick erst in den Text und dann im Menü auf Überprüfen > Annehmen. Word springt so automatisch zur nächsten Änderung. Klickst du noch einmal, nimmst du die markierte Änderung an.

Um Zeit zu sparen, kannst du aber auch alle Änderungen auf einmal annehmen. Dazu klickst du auf den kleinen Pfeil unter Annehmen > alle Änderungen annehmen.

Änderungen ablehnen

So wie du Änderungen annehmen kannst, kannst du sie in Word auch ablehnen und zu deiner Ursprungsversion zurückkehren. Dazu klickst du auf Überprüfen > Ablehnen. Wenn dein Menü gestaucht angezeigt wird, musst du auf das kleine Icon mit rotem Kreuz (rechts oben neben „Annehmen“) klicken.

Auch hier kannst du alle auf einmal ablehnen. Dazu klickst du bei Ablehnen auf den kleinen Pfeil, der nach unten zeigt.

Von Word aufs Papier: Drucken

Du sitzt den ganzen Tag am Computer und möchtest dein Manuskript endlich mal in den Händen halten? Oder du weißt, dass man auf Papier eher Fehler entdeckt, und möchtest einen Korrekturgang machen? Es stimmt: Am Bildschirm lesen wir anders. Auf Papier lesen wir genauer, lassen uns mehr Zeit, tauchen eher in den Text ein.

Aber wie lässt sich dein Text mit und ohne Änderungen aus Word drucken? Nichts leichter als das:

1. Wenn du möchtest, dass die Änderungen in gedruckter Form sichtbar gemacht werden, dann kannst du wie immer auf Datei > Drucken > Drucken. Aber Vorsicht: So werden auch die Kommentare rechts am Rand mitgedruckt.
2. Wenn du dein Manuskript so drucken möchtest, dass du zwar die aktuelle Version siehst, aber die Änderungen nicht besonders ausgezeichnet werden, dann empfehle ich dir: Datei > Drucken > Pfeil rechts neben „Alle Seiten drucken“ > Markup drucken (Haken weg) > Drucken. Auch die Kommentare werden so nicht gedruckt.

Kommentare in Word einfügen, beantworten, löschen

Hinweise zum Stil, Ideen für Fotos, Fragen zum Plot: Kein professionelles Lektorat kommt ohne Kommentare aus. Zum Glück kannst du auch sie in Word ganz einfach einfügen, beantworten oder löschen. Gehe dazu wie immer über den Menüpunkt Überprüfen. (Alternativ kannst du direkt rechts oben auf Kommentare klicken, um sie anzuzeigen oder eines hinzuzufügen.)

Neue Kommentare einfügen und beantworten

So fügst du einen Kommentar hinzu: Überprüfen > Neuer Kommentar > in Zeile (Unterhaltung beginnen) klicken > schreiben > Strg + Enter ODER auf den Pfeil unten klicken.

Du möchtest deiner Lektorin etwas erklären oder einwenden? Auch Antworten sind bei Kommentaren in Word möglich: in das Textfeld (Antworten) unter dem Kommentar klicken > schreiben > Pfeil.

Kommentare löschen oder auflösen

Nachdem du einen Kommentar erledigt hast, kannst du ihn entweder auflösen oder direkt löschen. Das gelingt über die drei kleinen Punkte rechts oben im Kommentar: auf die drei Punkte über Kommentarfeld klicken > Thread löschen. Wenn du den Kommentar auflöst (Thread auflösen), wird er geschlossen, kann aber erneut geöffnet und gelesen/bearbeitet werden.

Oder möchtest du alle Kommentare auf einmal löschen? Auch das ist im Änderungen-nachverfolgen-Modus über ein paar wenige Klicks möglich: Überprüfen > Pfeil bei Löschen > Alle Kommentare im Dokument löschen.

Das i-Tüpfelchen: bestimmte Änderungen ausblenden, nicht nachverfolgen oder personalisieren

Gut gemacht! Wenn du es so weit geschafft hast, kannst du souverän mit dem Korrektur-Modus von Word umgehen. Du möchtest noch mehr lernen oder eine Frage wurde noch nicht beantwortet? Vielleicht hilft dir der folgende Profi-Tipp:

Wenn du nur bestimmte Änderungen im Nachverfolgen-Modus anzeigen/vornehmen möchtest oder die Darstellungsweise der Korrekturen (zum Beispiel die Farbe) ändern willst, dann gehe in die erweiterten Optionen: Überprüfen > Nachverfolgung > kleiner Pfeil rechts unten > Erweiterte Optionen.

Kann ich als Autor:in auch LibreOffice, Adobe Acrobat Reader oder Papyrus Autor nutzen?

Neben Word haben beispielsweise auch Libre Office, Papyrus Autor und der Adobe Acrobat Reader einen Korrekturmodus, in dem dein Co-Autor, deine Lektorin oder du selbst Änderungen kenntlich machen kannst. Bei ihnen allen kannst du Fehler markieren, Text löschen oder einfügen und Kommentare setzen.

Während Papyrus Autor und LibreOffice weitgehend (!) kompatibel mit Word sind und ähnlich funktionieren, rate ich bei einem umfassenden Lektorat von der Arbeit mit einem PDF im Adobe Acrobat Reader ab. Denn bei einer gewissen Anzahl von Änderungsvorschlägen kommt das Programm schnell an seine Grenze. Trotzdem kann auch die Arbeit damit sinnvoll sein, und zwar wenn das Manuskript bereits (z. B. in InDesign) gesetzt wurde und es nur noch um letzte Korrekturen geht. So handhaben es auch Verlage.

Hat etwas nicht funktioniert? Möchtest du bei mir ein professionelles Lektorat im Änderungen-nachverfolgen-Modus buchen oder hast du sonst noch eine Frage zu Word? Schreib mir gerne, falls du Autor:in oder Selfpublisher:in bist.

1. Die Anleitung bezieht sich auf die aktuelle Version Microsoft Word aus Microsoft 365 (Stand: 02.11.2023). Ältere Versionen verfügen jedoch ebenfalls über einen Änderungen-nachverfolgen-Modus und funktionieren sehr ähnlich. ↩︎